Le budget télécom fait partie du top 5 des dépenses les plus importantes pour les entreprises, et ce, quelle que soit leur taille.
Essentiel pour la conduite de l’activité, ce poste de dépenses a cependant tendance à augmenter. En lien avec les nouveaux usages qui ont émergé ces dernières années en matière d’organisation du travail. Le budget télécom ne concerne donc plus seulement les lignes voix et données mais aussi les nouveaux services et solutions qui y sont rattachés : technologies de communication dernière génération, solutions de collaboration unifiées, systèmes de sécurisation…
Si les télécoms représentent des outils de productivité et d’efficience incontournables pour les entreprises, la maîtrise de leurs coûts reste cependant un élément clé. On fait le point dans cet article sur les bonnes pratiques à suivre en la matière.
Bonne pratique n°1 : réaliser une cartographie précise de son infrastructure télécom
La transformation digitale et l’hybridation du travail ont profondément modifié les besoins et les usages des entreprises en matière de télécommunications. Une mutation qui va de pair avec les dernières évolutions technologiques : 5G, fibre, solutions de mobilité…
Faites le point sur vos équipements téléphoniques et réseaux :
- Sont-ils toujours en adéquation avec les besoins de votre organisation et les usages de vos équipes ?
- Permettent-ils à vos collaborateurs d’être efficaces au quotidien ?
- Et de proposer une expérience d’appel fluide et transparente à vos clients ?
- La sécurité de vos échanges de données est-elle suffisamment garantie ?
- …
Étudiez également vos consommations – et donc vos factures – en détail. L’objectif : vérifier que tout est cohérent. Et ce, notamment dans le cas où vous faites appel à plusieurs prestataires télécoms.
Bonne pratique n°2 : supprimer les options inutiles
Vos clients et vos partenaires sont basés uniquement en France et pourtant vous disposez d’une option d’appel à l’international ?
Votre abonnement compte 10 forfaits mobiles alors que votre équipe n’est composée que de 8 personnes ?
Partez à la chasse aux frais superflus et aux options inutiles afin d’optimiser les coûts et de ne payer que ce que vous consommez réellement.
Bonne pratique n°3 : migrer vers une solution de téléphonie IP
Dématérialiser sa téléphonie fixe en optant pour une solution IP peut permettre de réduire – selon les profils et les usages des entreprises – son budget télécom de l’ordre de 25 à 50 %.
N’attendez pas plus pour sauter le pas ! D’autant que l’arrêt du réseau RTC démarre dès 2023, et qu’il impliquera à terme une migration obligatoire vers la VoIP.
Gardez également en tête qu’outre ses bénéfices en matière de réduction des coûts, la technologie IP permet de gagner en efficacité et en productivité grâce à ses applications softphones et autres standards téléphoniques virtuels.
Bonne pratique n°4 : centraliser ses télécommunications auprès d’un prestataire unique
Chaque mois, vous recevez une facture pour votre abonnement Internet, une autre pour votre téléphonie mobile, et encore une autre pour votre téléphonie fixe ? Et, en plus, vous multipliez ce nombre de factures par le nombre d’établissements ou de points de vente de votre entreprise ?
Regroupez l’ensemble de vos services de télécommunications auprès d’un seul prestataire. Les avantages : vous rationalisez vos dépenses et simplifiez la gestion de votre parc et de vos factures. Et vous bénéficiez, même, de conseils sur-mesure grâce à la vision globale dont disposera votre prestataire sur votre infrastructure télécom.
Quel que soit le contexte de votre entreprise, les outils télécoms représentent un levier de performance et de productivité incontournable. À condition, vous l’aurez compris, qu’ils soient cohérents avec vos besoins, vos usages, et vos dépenses.
